你公司微信里存了上千个客户，销售群里天天有人问“上次那个要货的叫什么来着”。你翻遍手机通讯录、Excel表格、微信备注，硬是找不到这个人。不是没有记录，是记录乱到没法用。
先算一笔账
一个客户信息，销售记在微信备注里，客服记在纸质本子上，财务记在开票系统里。每次要查，三个人对三份资料，至少花15分钟。一天查10次，就是两个半小时。一个月下来，五十多个小时就这么浪费了。更别说因为信息不准发错货、报错价，一次就能亏掉几千块。
你的客户数据，到底有多脏？
别急着上系统，先看看你手里这些数据是什么状态。
重复的客户：同一个老板，张三记了一次，李四又记了一次，两个电话号码还不一样。你发促销短信，人家收到两遍，反而觉得你烦。
过期的信息：去年留的电话早停机了，公司地址还是三年前的。你按这个寄样品，快递退回来，客户还觉得你不靠谱。
没用的字段：表单里让客户填了十几项，结果你根本不需要他的公司规模、员工人数，真正需要的微信ID、采购周期反而没填。
这些数据堆在那里，除了占地方，没任何用处。
怎么把一锅粥理清楚
第一步，先备份，再动手。
不管用什么工具，先把所有客户数据导出一份。万一清理的时候误删了，还能找回来。花半小时导个CSV文件存电脑里，比事后后悔强得多。
第二步，停掉所有自动同步。
如果你已经在用自动同步工具，先关掉。不然你这边刚删了重复的，那边又同步进来一份，白干。
第三步，合并重复，删掉垃圾。
微信里存的“王总-建材”和“王老板-装修”，很可能是同一个人。CRM系统一般都有查重功能，没有的话手动筛一遍。那些退信的邮箱、空号的电话、三年没下过单的客户，该删就删。
第四步，人工过一遍。
这一步最花时间，但只做一次。把剩下的客户挨个看一遍，确认信息格式统一。手机号统一加区号，地址写全省市区，微信ID单独列一列。以后新客户录入，就按这个模板来。
选什么工具存客户信息
小老板最容易犯的错：客户信息到处存。微信存一批，Excel存一批，进销存系统里还有一批。每次要查，得翻三个地方。
一个人干的小买卖：微信通讯录加个备注就够了。但记住，手机丢了等于客户全丢。
三五个人以上的团队：必须上CRM。别一听CRM就觉得贵，现在很多系统免费版够用，一年几千块的付费版功能已经很全。
选CRM看四点：
- 能存多少人。别买个只能存500人的，半年就满了
- 能不能跟微信打通。很多客户是通过微信沟通的，信息能自动同步最好
- 手机能不能用。你不可能天天坐电脑前，手机上能查能改才是真方便
- 价格透明。月付几百块的够用了，别被销售忽悠买年付几万的企业版
谁负责管这些数据
定一个规矩：谁录入谁负责，但必须有一个人专门盯着。
这个人要做的事：
- 每天检查新录入的客户，格式对不对，有没有重复
- 每周清理一次垃圾数据
- 每月出一次报表，告诉团队客户数据质量怎么样
小公司就老板自己盯，业务量大就指定一个人。千万别让销售自己管自己的，销售离职了，客户也跟着走了。
怎么才能收到干净的数据
源头控制比事后清理重要得多。
表单别贪多。让客户填姓名、电话、微信就够了。填得越多，客户越不想填，填假信息的概率也越大。你真正需要的采购周期、预算，等成交了再慢慢补。
给点甜头。客户愿意留信息，是因为你能给他好处。送个产品手册、行业报告、优惠券，比干巴巴要信息有效得多。微信里发个红包，比什么话都好使。
隐私别踩雷。现在客户对隐私很敏感。留信息的时候明确告诉他：这个信息只用来给你发货、通知活动，不会卖给别人。微信上发个“您已授权我们保存您的联系方式”的确认，比偷偷存着强。
不同工具之间的数据怎么同步
最蠢的做法：在微信里聊完客户，再手动录入CRM，再抄一份到财务系统。重复劳动，还容易出错。
正确做法：选一个工具当核心，其他工具都跟它自动同步。
比如用CRM当核心，微信聊天记录自动同步到CRM，开票系统跟CRM打通。你在微信里改了个电话号码，CRM和开票系统自动跟着改。
怎么做到：现在大部分CRM都支持跟微信企业版、进销存系统对接。花点时间让供应商帮你设置好，以后就不用操心数据不一致的问题。
别指望用Excel导来导去。今天导一次，明天导一次，总有几个客户漏了，总有几个字段对不上。一次设置好自动同步，一劳永逸。
老板，你只需要记住三件事
第一，客户信息是资产，不是负担。你花在整理数据上的每一分钟，都会在下次成交时赚回来。
第二，别追求完美。先把手里的数据理清楚，再慢慢优化收集方式。等你想清楚再做，你的竞争对手已经用这些数据成交了好几单。
第三，定规矩比选工具重要。工具再贵，没人按规矩用也是白搭。花一天时间跟团队说清楚：谁录入、录什么、怎么录、多久清一次，比买个几万块的系统管用。
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