你公司要上一套新的生产管理系统，或者要拍一支品牌宣传片，内部没人懂，只能找外部供应商。你让行政在网上随便搜了几家公司，约来聊了一圈，报价从几万到几十万都有，你越听越糊涂，最后拍板全靠感觉。
这种时候，你缺的就是一份像样的招标文件。别一听“招标”就想到国企和政府项目，你自己公司花钱买东西，同样需要。它不叫招标书，叫“方案征集书”或者干脆就叫“采购需求说明”，作用一模一样：把你要什么、什么时候要、预算多少、怎么选人，白纸黑字写清楚，让供应商照着答。
这玩意儿写好了，能帮你省下大量比价和扯皮的时间。写不好，你收到的报价单五花八门，有的报个总价，有的拆得很细，你根本没法横向比。
先搞清楚你要的是“问路”还是“问价”
你心里得先有个数。如果项目还模糊，你连自己到底要解决什么问题都没想明白，那你需要的不是招标书，而是一份“信息征集”。那份东西更简单，就是发出去问一圈：市面上大概有什么方案？大概什么价位？谁家做过类似的事？
等你心里有谱了，知道大概要找什么样的人，这时候才写正式的方案征集书，让几家供应商来投标报价。
写方案征集书，就按这五步走
很多老板觉得这事儿麻烦，其实拆开就五步，每一步都有固定写法。
第一步，先把你公司是谁说清楚。 别上来就提需求。简单介绍一下公司是干什么的、主业是什么、这次为什么要找外部支持。这页别写长，两三段话就够，让供应商知道他要服务的是什么样的人。
第二步，把项目的“目的”和“目标”写明白。 这是最关键的一步。你要做那个宣传片，目的是什么？是提升经销商信心，还是直接拉动线上销售？目标要具体。比如“三个月内，让新产品的经销商询盘量翻一倍”，这就比“提升品牌形象”好使。目标越清晰，供应商才知道往哪个方向使劲。
第三步，亮出你的预算和具体活儿。 这一步最考验你的诚意。预算多少，直接写。别藏着掖着，等人家报了价再砍价，那是浪费时间。然后把你要的活儿一条条列清楚，就跟招聘启事里写岗位职责一样。做宣传片，就写清楚：需要创意脚本、拍摄、剪辑、后期特效、配音、输出不同平台的版本。列得越细，后面扯皮越少。
第四步，把你知道的“坑”提前说出来。 这步很多人不愿意做，觉得把困难说出来了，会吓跑供应商。恰恰相反，你提前把难点讲清楚，比如“我们这行有特殊的行业合规要求，所有对外物料必须过法务审核”“数据接口是老系统，文档不全”，那些没本事的供应商自己就退了，剩下的都是能接这活的。这比你把人家忽悠进来，做到一半发现干不了，强得多。
第五步，把“怎么选人”和“怎么交东西”定死。 你得告诉供应商，你拿什么标准评判他们。是看过往案例？看团队资历？还是看谁报价低？把这几个标准写清楚，比如“过往案例占40%，报价占30%，团队方案占30%”，大家就都知道该怎么使劲了。然后，把时间表定死：哪天截止收方案，哪天定下来，哪天必须交付。把你要他们交什么东西也列个清单，比如公司介绍、过往案例链接、项目负责人简历、详细报价单。
一份能用的模板，长这样
你按下面这个架子去填内容就行：
- 项目背景：两三句话，说清公司是谁，为什么做这个项目。
- 项目目标：写清楚要达成什么具体效果，能量化就量化。
- 预算范围：写一个明确的数字，或者一个区间。
- 工作范围：用列表把要干的活一条条列出来，越具体越好。
- 项目难点：提前告知潜在风险或特殊要求。
- 筛选标准：列出你选供应商看重的几个点。
- 提交要求：写清楚截止时间、提交方式、需要包含哪些材料。
三个让供应商愿意认真回你的窍门
第一，留一个具体的联系人。别只留一个公司的公共邮箱，没人理。留一个具体的人，电话、微信都写上。你还可以在文件里主动说一句“欢迎在投标前联系我方沟通需求”，这句话能帮你筛掉一批懒得沟通的，留下的都是愿意花心思的。
第二，写得“好读”比写得“全”更重要。全是密密麻麻的文字，供应商看着就头大。多用列表、多用短句，把关键信息加粗。他读起来省力，才有力气给你写个好方案。
第三，发出去之前，从头到尾读三遍。重点检查数字。预算有没有多写一个零？截止日期是不是对的？联系人电话对不对？这种低级错误一旦发生，整个流程就得重来，耽误的是你自己的时间。
最后说一句，别指望一份文件就能找到完美的供应商。它的作用是把不合适的挡在门外，把合适的引到桌前。剩下的，还得靠你当面聊。
微信扫码