你的微信好友列表里躺着三千人，公司系统里存着上万条客户资料。每次要做个促销活动，想给老客户发条通知，结果发现手机号是错的，公司名对不上，还有一堆人压根不记得是谁。想清理？一拖又是大半年。
这说的就是你吧。
客户资料管不好，不是懒，是没找对方法。今天就把这件事拆明白。
你手上的客户资料，到底有多“脏”
大多数老板的客户库，就是个垃圾堆。
重复录入——同一个客户，销售存一遍，售后存一遍，财务又存一遍。三个系统里三个名字，你都不知道哪个是真的。
信息过时——三年前合作过的客户，手机号早换了，公司都转型了，你还在往那个号上发节日祝福。
无效数据——邮箱永远退信，电话永远是空号，地址只有“XX路”三个字。
这些东西堆在系统里，除了让你每次查资料都多翻两页，没有任何用处。
第一步：先别搞什么高大上，把“垃圾”清出去
别一上来就买软件、搞培训。先把你的数据库洗干净。
先备份，再动手。 万一删错了，还能救回来。大部分CRM系统都支持一键导出，实在不行就导出成Excel存到电脑里。
关掉所有自动同步。 清理期间，别让新数据往里灌。否则你这边刚删完，那边又同步进来一批重复的，白干。
干掉重复项。 同一个客户，名字一样、电话一样、公司一样，只留一条。现在好一点的CRM都有自动去重功能，点一下就能合并。没有的话，手动筛一遍，或者用个去重工具。
删掉无效数据。 连续三次退信的邮箱、空号、明显乱填的信息（比如姓名写“测试”），全部删除。别心疼，这些数据除了占地方，什么价值都没有。
最后手动过一遍。 这一步最费时间，但只做一次。以后规范了，就不用再干。
第二步：选个趁手的工具，别用Excel了
Excel不是不能用，但当你手上有几千条客户记录，需要按标签分组、按成交阶段筛选、随时查看沟通记录的时候，Excel就是个噩梦。
小老板怎么选系统？
别贪大。 市面上功能最全、价格最高的那套，大概率你用不上。你只需要一个能存客户信息、能打标签、能记录跟进状态、能跟你的微信或企业微信打通的基础系统。
能跟你的常用工具打通。 你平时用企业微信跟客户沟通，那系统最好能直接同步聊天记录。你平时用某个财务软件开发票，那系统最好能自动抓取客户信息。数据不互通，等于白干。
预算别超过你一个月人工成本。 很多系统按年收费，一年几千块到一两万都有。如果超过你一个销售底薪，那先别买，用免费版或低配版先跑起来。
第三步：定几条铁规矩，让所有人按规矩来
工具选好了，数据清干净了，接下来最难的事来了——怎么让全公司的人不乱搞。
你需要定几条死规矩：
谁录入谁负责。 销售谈完客户，当天必须把联系人信息、公司名称、意向阶段填进系统。不填？扣绩效。
统一格式。 手机号一律写11位，不要加横杠不要加空格。公司名称写全称，不要写“老李那家厂”。客户来源统一用下拉菜单选，别自己编。
新增前先查重。 录新客户之前，先在系统里搜一下手机号或公司名，确认没有重复再创建。
更新要有记录。 客户换了手机号、改了公司名字、从意向变成成交，这些变更必须留时间戳和操作人。以后查账、对数据，有据可依。
规矩定了之后，写进员工手册，新员工入职第一天就学。
第四步：别什么都往系统里塞，只收有用的
很多老板有个毛病——恨不得把客户祖宗十八代都问清楚。结果表单太长，客户填到一半就跑了。
你真正需要的信息，就这几样：
- 姓名、手机号（必要）
- 公司名称、职位（判断客户质量）
- 需求类型（他找你干嘛的）
- 意向阶段（刚咨询、正在比价、准备成交）
其他的，比如生日、爱好、家庭住址，除非你的业务真用得上，否则一律不收集。
收集信息的时候，给客户一点甜头。比如填了表单送一份行业报告、送一张优惠券、送一次免费诊断。客户觉得值，才愿意给你真实信息。
第五步：让数据自动跑起来，别靠人肉搬运
最傻的做法是什么？销售在微信上跟客户聊完，手动把聊天记录复制到系统里。财务开完发票，再手动把客户信息录一遍。售后处理完投诉，又手动更新一次。
这不是在做管理，这是在练打字速度。
你需要的是自动同步。客户在微信上发了消息，系统自动更新沟通记录。客户在网店下了单，系统自动创建联系人。客户填了表单，系统自动打上标签并推送给对应销售。
现在很多系统都支持这种自动化的数据流转。设置一次，后面就不用管了。省下的时间，拿去多谈两个客户不好吗？
最后说一句
客户资料管理这件事，本质上就一句话：把对的人的信息，放在对的地方，让对的人能随时看到。
别把它想得太复杂。先清垃圾，再选工具，定好规矩，只收有用的，最后让数据自己跑。
做到这些，你的客户库就不再是个负担，而是你公司最值钱的资产。
微信扫码